Informatie voor zelfstandigen omtrent facturatie

Personen die in Spanje actief zijn als zelfstandige en dat ook zijn geweest in België of Nederland moeten rekening houden dat als ze in Spanje zaken doen er andere regels en wetten zijn. Een onderwerp dat dikwijls voor verwarring en frustratie zorgt is het thema onkosten.

Eerst en vooral moeten we in gedachte houden dat de historiek van de zelfstandige als beroepsactiviteit en de reglementering hierrond in Spanje niet zo ver teruggaat als in België of Nederland.

Belastingconstructies en het onbeperkt indienen van kosten die aan de grenzen van het wettelijke en wezenlijke tarten zoals we dat in België en Nederland kennen – kenden zijn in Spanje niet mogelijk. Maar in België en Nederland is de fiscus de laatste jaren ook groot onderhoud aan het houden in deze rubrieken die als “kosten” worden geklasseerd.

Kosten die ingediend worden in Spanje moeten uitsluitend betrekking hebben op de uitgaven en aankopen voor uw activiteit. Als Hacienda (Spaanse belastingdienst) controle doet op de gedeclareerde facturen en tot het besluit komt dat deze niet of nauwelijks relatie hebben tot uw activiteit dan wordt dit beschouwd als fraude. Dit betekent een forse boete en zelfs in sommige gevallen gevangenisstraf. 

Voor zelfstandigen met een locatie (restaurant, winkels, kappers, …)

Als u renovaties doet in uw lokaal/pand dan kunt u de facturen voor de materiaalaankopen indienen alsook de werkuren van de metser of bouwheer. Een luifel ter wering van de zon bijvoorbeeld is ook 100% aftrekbaar. Rekeningen zoals water, internet, telefoon, gsm-rekening worden meestal ook geaccepteerd. Maar de huur van uw eigen woning mag u niet inbrengen, zelfs al woont u boven, naast of in dit lokaal, er moet een duidelijk onderscheid zijn.

Kosten zoals benzine, aankoop van de woning, medische kosten en apotheekkosten kunt u niet inbrengen. Hacienda is zeer stikt in het toelaten van kosten die zich buiten de locatie van uw pand bevinden.

Voor zelfstandigen in het algemeen die zich op straat moeten verplaatsen

Als u verkoper, loodgieter, metselaar, verkoper immobiliën, persmedewerker, etc. bent dan kan u wel de kosten zoals brandstof, internet en gsm inbrengen. Alsook de kosten die in relatie staan tot uw voertuig dat u gebruikt voor uw activiteit. Zorg er dan voor dat het voertuig dewelke hiervoor dient duidelijk ook zichtbare aspecten vertoont van uw activiteit zoals publiciteit of draagbeugels op het dak in geval van bijvoorbeeld een installateur schotelantennes.

De huur van uw woning kan niet in rekening gebracht worden. Alle kosten die u kan declareren moeten duidelijk uw zelfstandig nummer (NIE-nummer) of ondernemingsnummer (voor een vennootschap) vermeld hebben op de factuur. Alsook de gegevens van de fiscale zetel van uw activiteit (voor autonomos is dit dikwijls het thuisadres of het boekhoudkantoor).

Facturen die niet deze gegevens of eigenschappen bevatten worden best uit de declaratie verwijderd omdat ze niet geldig zijn. Dient u ze toch in en is er controle dan heeft u kans op een (zware) sanctie. En in Spanje gaat men niet uit van een minnelijke schikking, u wordt geacht te weten wat de regels in Spanje zijn.